Tenha mais visibilidade no trabalho com os boards do Qntrl

Imagine um time em crescimento onde cada processo depende da experiência de alguém: “fala com o fulano”, “espera a resposta da área X”, “isso sempre foi feito assim”. Quando essas pessoas estão ausentes ou o volume aumenta, o fluxo quebra. Prazos estouram e ninguém consegue responder com clareza em que etapa o trabalho realmente está.

Os boards do Qntrl resolvem este problema ao transformar o conhecimento implícito em processos visuais e estruturados. Com ele, os ciclos de trabalho evoluem por estágios bem definidos, usando quadros, formulários e blueprints para organizar desde solicitações internas até entregas complexas entre departamentos.

O BPM (Business Process Management ou gerenciamento de processos de negócios) do Qntrl é a camada que define como o trabalho deve fluir: quais etapas existem, quem é responsável por cada ação e como o processo é medido. Isso garante uma visão clara e mensurável de todo o fluxo, permitindo que as equipes acompanhem o progresso em tempo real, eliminem gargalos e façam o trabalho avançar com previsibilidade e controle.

De processos caóticos à clareza operacional 

Os ciclos de trabalho avançam por diferentes estágios e, com o Qntrl, as equipes utilizam quadros, formulários e blueprints para transformar atividades do dia a dia em processos bem definidos e mensuráveis. Seja no gerenciamento de solicitações internas, na automação da entrega de serviços ou na coordenação de handoffs entre áreas, o Qntrl organiza o trabalho de ponta a ponta.

O BPM do Qntrl oferece uma abordagem simples e visual para transformar múltiplas tarefas e dependências em um fluxo limpo e rastreável — permitindo que os times deixem de “correr atrás de status” e passem a mover o trabalho de forma consistente.

Normalmente, os ciclos de trabalho passam por etapas como solicitação, revisão, aprovação e execução. O Qntrl simplifica essa jornada ao oferecer uma visão única e centralizada: o que está em andamento, quem é o responsável e qual é o próximo passo.

O que é um board em uma solução BPM? 

No Qntrl, um board funciona como um espaço de trabalho digital que reflete operações reais do negócio, como o onboarding de um novo colaborador, a aprovação de um orçamento ou o tratamento de um incidente na área de TI.

Cada board contém cards, que representam unidades individuais de trabalho e avançam pelas etapas do processo conforme regras previamente definidas.

Por que boards ajudam: 

Clareza visual: todos veem a mesma coisa — o que está pendente, quem é o responsável e o que vem depois.
Foco na tarefa: os cards concentram todas as informações e seguem um fluxo definido, evitando perdas em chats ou e-mails.
Status imediato: gestores e equipes conseguem identificar rapidamente progresso e gargalos com um simples olhar para o board.

Funcionalidades comuns dos boards: 

• Colunas ou estágios que representam etapas do processo (ex.: Solicitado → Revisado → Aprovado → Concluído)

• Cards com todos os detalhes da tarefa: anexos, comentários, prazos e responsável

• Filtros e visualizações personalizadas para que cada time veja apenas o que é relevante para si

Os boards do Qntrl tornam fluxos complexos visíveis, mensuráveis e gerenciáveis, tudo em um único ambiente.

Formulários: a forma estruturada de registrar o trabalho 

Os formulários são a porta de entrada do trabalho no board. Em vez de e-mails soltos e informações incompletas, eles coletam exatamente os dados que o processo exige: tipo de solicitação, prioridade, anexos, aprovações necessárias, entre outros. Assim, cada card já nasce com as informações corretas.

Por que os formulários são práticos: 

• Entradas consistentes: menos retrabalho para esclarecer dados faltantes;

• Processamento mais rápido: campos automatizados direcionam o trabalho para o fluxo correto;

• Dados mensuráveis: campos padronizados permitem analisar volume, tipo de demanda e tempo de ciclo

Os formulários são flexíveis: podem ser públicos, restritos a usuários internos ou conter campos condicionais (“mostrar X apenas se Y for selecionado”), garantindo que as perguntas certas apareçam no momento certo.

Blueprints: o motor do processo por trás dos boards

Se os boards são o mapa e os formulários o ponto de partida, os blueprints são os sinais que orientam o trajeto. Eles definem estágios, transições permitidas, pontos de aprovação, responsáveis por cada ação e quais automações devem ocorrer em cada etapa.

Principais recursos dos blueprints: 

Regras de transição: quem pode mover um card de uma etapa para outra e sob quais condições;

Aprovações e gates: aprovações em múltiplos níveis, rotas condicionais e validações por etapa;

Automações: atribuições automáticas, notificações, transformação de dados, chamadas de APIs ou execução de ações de TI;

Auditabilidade: registro completo de quem executou cada ação e quando

Os blueprints tornam os processos previsíveis e executáveis, eliminando ambiguidades. Eles mantêm controle onde é necessário (como segurança, compliance ou finanças) e automatizam etapas rotineiras.

Configurações adicionais: adaptando à sua operação 

O Qntrl foi projetado para escalar desde boards simples de equipe até uma orquestração de processos em nível corporativo. Campos customizados, templates, controle de acesso por perfil e integrações permitem adaptar os fluxos às necessidades específicas da organização.

Com SLAs, é possível definir tempos de resposta mensuráveis; notificações mantêm o trabalho no ritmo certo; e webhooks e APIs conectam o Qntrl a CRMs, ERPs e sistemas de monitoramento, garantindo consistência de dados em todo o ecossistema.

Essa flexibilidade faz do Qntrl não apenas um rastreador de processos, mas uma espinha dorsal de BPM e orquestração de TI, apoiando times técnicos e de negócio a partir de uma única fonte de verdade.

Como tudo se conecta na prática 

Imagine um processo de onboarding:

• Um gestor preenche um formulário de contratação no Qntrl;

• O sistema cria automaticamente um card no board de RH, na etapa “Novo”;

• O blueprint direciona a tarefa para TI, Facilities e Folha de Pagamento, de forma sequencial;

• Automações cuidam de e-mails, equipamentos e permissões de acesso;

• Todo o progresso é rastreável do início ao fim, com métricas de tempo de ciclo e conclusão;

O que antes exigia múltiplos follow-ups e coordenação manual passa a acontecer de forma automática, visível e eficiente.

Por que as equipes escolhem boards no Qntrl 

• Unifica BPM e orquestração de TI em uma única solução;

• Oferece estrutura e clareza para qualquer fluxo, independentemente da complexidade;

• Dá autonomia a usuários de negócio e controle aos times de TI;

• Escala naturalmente, de fluxos simples a processos corporativos com compliance e integração.
   

O Qntrl ajuda as equipes a evoluírem do trabalho ad hoc para operações repetíveis, auditáveis e orientadas por dados, onde cada processo flui de forma inteligente e contínua. Saiba mais sobre a plataforma, clique aqui e agende uma demonstração gratuita. 

*Texto traduzido e adaptado para o português pelo jornalista e desenvolvedor Rafael Bruno.