Cerca de 51% das empresas estão optando por automatizar seus processos para reduzir custos, de acordo com a Gartner. Isso tem se provado uma excelente estratégia também para ganhar eficiência.
Para fazer isso com sucesso na área de RH, é crucial entender os requisitos específicos da sua companhia. Entenda do que precisam para saber melhor suas necessidades e avaliar os prós e os contras de usar automatização.
- Quais são seus requisitos de negócios para fluxos de trabalho?
- Quais recursos são essenciais para o gerenciamento do fluxo de trabalho?
- Quantas pessoas vão usar o sistema de fluxo de trabalho?
- Quanta ajuda você provavelmente vai precisar durante a implementação?
Especificamente dentro do RH, vale se perguntar:
- Se eu automatizar processos repetitivos, terei maior eficiência na gestão do RH, resultando em resultados mais rápidos?
- E a comunicação e a colaboração dentro do RH também podem ganhar com a centralização dos processos numa só plataforma?
Exemplos de processos para automatizar dentro do RH
1. Fluxo de avaliação de desempenho da equipe:
- Lembretes automatizados para líderes e times quando as avaliações de desempenho são devidas.
- Formulários de avaliação de desempenho enviados de forma digital.
- Sistema que coleta e analisa automaticamente os dados de avaliação.
- O RH recebe relatórios de avaliação compilados automaticamente para revisão.
2. Fluxo de desligamento de funcionários:
- O RH recebe o aviso de saída de um funcionário
- O sistema gera automaticamente listas de verificação de saída e tarefas de desligamento.
- Notificações automatizadas são enviadas para TI, segurança e outros departamentos relevantes para as ações necessárias.
- O RH realiza entrevistas de desligamento eletronicamente, coletando feedback e percepções dos funcionários que estão saindo.
3. Fluxo de recrutamento:
- Abertura de pedido de novas vagas
- Soluções automatizadas podem alcançar candidatos de outros processos e ajudar as equipes de aquisição de talentos na filtragem de aplicativos.
- Processo digital e visibilidade para o departamento solicitante.
- Menor trabalho administrativo, e mais tempo para o RH se concentrar em conduzir entrevistas e selecionar as melhores pessoas para as vagas.
4. Fluxo para emissão de documentos fiscais e formulários de compliance:
- Pedidos digitais de holerites ou declarações anuais para imposto de renda
- Automatização das respostas com busca digital no sistema, sem necessidade de parar uma pessoa do RH para isso
- Input único das regras de conformidade/compliance para a geração automática de documentos pedidos pelo fluxo digital
As ferramentas de automatização de processos são incrivelmente versáteis e adaptáveis, capazes de atender a qualquer necessidade organizacional. Elas apoiam uma ampla variedade de fluxos de trabalho - com Qntrl, isso ainda acontece em ambiente low-code, oferecendo flexibilidade para modificar os workflows conforme necessário.
Se você tem um processo específico em mente ou precisa simplificar várias tarefas, essas ferramentas podem efetivamente trazer eficiência e dar vida às suas operações.
Vantagens da automatização no RH para os times
A automação de RH oferece benefícios não apenas para as equipes de RH, mas também para as pessoas das outras equipes:
A automatização permite que o time de RH dedique mais tempo às atividades estratégicas de RH, relações com funcionários e estrutura organizacional geral.
Essa automatização pode fazer ainda mais pelo RH: os fluxos de trabalho automatizados podem bloquear calendários durante a licença do funcionário, enviar lembretes para datas importantes e notificar gerentes e funcionários sobre aniversários de trabalho e aniversários.
Automatizar essas tarefas reduz a carga manual do departamento de recursos humanos, melhora a eficiência e minimiza os erros.
Ao implementar ferramentas de autoatendimento, os outros times ganham independência para acessar seus holerites, informações de benefícios ou solicitar férias. Isso agiliza atendimento.
Escolher o software de automação de RH certo é essencial para agilizar os processos de RH. Ao automatizar tarefas como recrutamento, gerenciamento de holerites, avaliações de desempenho e criação de fluxos de trabalho, o time economiza tempo, reduz custos, melhora a eficiência.
Como implementar fluxos de trabalho automatizados
Existem algumas etapas essenciais na hora de implementar fluxos de trabalho no departamento de RH para automatizar e otimizar tarefas e processos.
Para organizar e digitalizar seus fluxos de trabalho de RH de forma eficaz, você precisa:
- Reunir informações sobre a equipe e suas necessidades
- Determinar as responsabilidades específicas dentro do fluxo de trabalho
- Criar um esboço claro da sequência de tarefas no fluxo de trabalho
- Buscar as aprovações necessárias para o fluxo de trabalho proposto
- Finalizar e implementar os fluxos de trabalho otimizados na plataforma escolhida
Avalie seus processos de RH: identifique tarefas repetitivas e demoradas que podem ser automatizadas, como integração de funcionários, gerenciamento de férias, avaliações de desempenho e processamento de folha de pagamento.
Simplifique processos repetidos com funcionários: Crie um fluxo de trabalho para processos repetidos, como contratações, integração, coleta de informações, configuração de contas de e-mail, treinamento anual e afins. Isso garante a consistência, reduz a sobrecarga administrativa e minimiza os erros.
Simplifique a gestão de licenças e férias: Garanta que seu sistema de workflows ajude no gerenciamento de férias ou licenças com autoatendimento, para que colaboradores possam solicitar o que precisam por meio do software de RH. Isso aciona um fluxo de trabalho automatizado para aprovações, atualizações de saldos e notificações aos gerentes, simplificando o processo e aumentando a transparência.
Dicas extras para escolher o programa certo para o RH e a melhor plataforma de fluxos de trabalho com automatização:
- Certifique-se de que ela ofereça low-code ou no-code
- Confira as possibilidades de integrar com outras plataformas
- Pergunte se a tecnologia está baseada na nuvem
- Veja se ela oferece relatórios e acompanhamentos
- Entenda se ela vai ajudar você a manter a conformidade e o que pede a LGPD
E aí, tudo certo para a transformação digital do seu RH?